Premio Anual a la Calidad Total

Bases de la presentación para optar al premio anual

Trabajos presentados por organizaciones de atención de la salud, del ámbito público, privado o de la seguridad social. La decisión del Jurado será inapelable y podrá conceder accésits y/o menciones, o declararlo desierto. La Comisión Directiva determinará la integración del respectivo Jurado, para cada edición anual del Premio.

Fecha de Cierre

31 de Diciembre de 2013

1. Introducción

La Presentación para optar al premio anual es el documento que contiene el trabajo que la organización postulante proporciona para ser aceptada como candidata
El ejercicio práctico de su preparación constituye una experiencia que trasciende el mero hecho de elaborar un informe para concursar por el Premio.
El trabajo a presentar es, además, un valioso documento de gestión para compartir dentro de la organización y mantener involucrados a todos sus actores en el logro de los objetivos clave.
La presentación del Trabajo y la entrevista con sus autores son las únicas fuentes de información utilizadas por el Jurado y deberán estar sustentadas en datos verificables.
Sobre la base de esta información se seleccionan las organizaciones que serán candidatas. No se agrega a este trabajo ninguna documentación adicional proveniente de la organización.

En el transcurso de la entrevista, el Jurado designado clarifica / verifica la información allí volcada, a fin determinar la verdadera dimensión de las Fortalezas y Oportunidades de Mejora más relevantes para la organización, la puntuación final a otorgar a cada factor, y la puntuación global definitiva de la organización.
Lo que no se registre en la Presentación al Concurso será considerado como “no efectuado” por la organización y, por lo tanto, disminuirá el puntaje a asignar a la misma y no se incluirá en los temas a clarificar durante la entrevista.
En la entrevista con la organización sólo se aclararán / verificarán contenidos que se encuentren descriptos originalmente en el trabajo presentado. A los efectos de la asignación de puntaje, no serán tenidas en cuenta nuevas descripciones de temas no mencionados previamente en dicho documento.
De allí la importancia de este documento y de volcar en él todo lo que la organización hace en relación al programa de calidad total, en forma clara y concisa.
La Presentación al Concurso es, en sí misma, un indicador valioso de claridad conceptual y comprensión de los principios de la Calidad y de los factores clave involucrados.

Se compone de:

  1. Carta presentación: suscripta por representante autorizado de la Organización de atención de la salud postulante, aceptando las condiciones del Premio.
  2. Datos del postulante
  3. Características generales
  4. Descripción de la gestión de la organización y del programa de calidad total realizado

2. Recomendaciones Generales

  1. Realice una prolija búsqueda bibliográfica, de modo de lograr una visión integral del trabajo a realizar.
  2. Desarrolle el trabajo teniendo en cuenta; diagnóstico de situación, material y método, resultados y conclusiones
  3. Por razones de confidencialidad se recomienda no utilizar papel membretado.
  4. Responda en forma breve y concisa, tratando de optimizar el espacio disponible.
  5. Utilice un estilo directo, desarrollando estrictamente lo solicitado.
  6. Evite comentarios anecdóticos.
  7. Desarrolle las respuestas en forma autosuficiente.
  8. Describa claramente la orientación conceptual de la Dirección de la organización.
  9. Mencione las estrategias empleadas para mantener el liderazgo en calidad total en su área de trabajo, y las metas a corto y largo plazo.
  10. En Resultados, es muy recomendable el uso de gráficos y tablas indicando las variables y valores presentados, de manera que se visualicen claramente tanto los niveles propios, como los de las organizaciones tomadas como ejemplo.
  11. Al mostrar tendencias asegúrese que los datos y/o indicadores presentados sean relevantes a los efectos de medir los distintos requerimientos planteados por el Modelo. Salvo que el concurso se refiera a la construcción de un programa a ser aplicado hacia el futuro.
  12. Demuestre que las tendencias positivas y los buenos resultados son debidos a las metodologías efectivamente aplicadas y no a causas externas no controlables por la organización. Explique las causas de las variaciones producidas.
  13. Muestre la mayor cantidad de indicadores (relevantes) posible, sin omitir especialmente aquellos asociados a sus procesos clave.
  14. Tenga en cuenta que, en el caso de algunas organizaciones, existen factores o aspectos que pueden no aplicar – en estos casos, indíquelo claramente y justifíquelo. Cuando un factor no sea de aplicación, su puntaje será reasignado a los restantes factores del mismo criterio en forma proporcional a sus respectivos puntajes.
  15. Aún cuando sean varias las personas involucradas en la redacción del informe de Presentación al Concurso, el texto debe presentar un estilo de redacción unificado.
  16. Al encarar la redacción del mismo tener en cuenta la integración:
    • Organización, modelo y programa de calidad total
    • Resultados - Sistema de Gestión - Liderazgo

3. Preparación del Informe

  1. No existe una sola forma de organizar el personal o el equipo de trabajo en calidad total
    para realizar la Presentación al Concurso – cada organización y cada Presentación son únicas, y es por ello que la elaboración de este documento dependerá de distintas variables que deberán tenerse en cuenta, si se pretende confeccionar un informe capaz de reflejar la gestión de excelencia que lleva a cabo la organización.
  2. Las premisas que en este aspecto debe comprender toda organización
    postulante son:
    • La calidad del informe de Presentación al Concurso está directamente relacionada con el modo en que se encare su confección.
    • La calidad percibida de la organización postulante dependerá, en primera instancia, de lo que refleje el informe en cuanto a contenidos, desarrollo e integración.
  3. El desarrollo del informe para la evaluación debe planificarse correctamente, si el objetivo es evitar errores que habitualmente se cometen, como por ejemplo:
    • No contemplar pasos / hitos clave en su desarrollo
    • No respetar los tiempos de elaboración y los plazos de entrega.
    • Caer en las urgencias de hacer todo a último momento.

4. Extensión, formato, tipografía y cantidad de copias a entregar

  1. Características del documento a presentar:
    • Extensión máxima: 20 carillas incluyendo gráficos, tablas y apéndices.
    • Papel: formato A4.
    • Tipografía del texto: 12 puntos e interlineado 1,5.
    • Tipografía de gráficos: no menor de 8 puntos.
    • Copias a entregar: 2 copias impresas y 1 copia en CD
  2. Es recomendable administrar convenientemente la cantidad de información
    a incluir, atendiendo a dos cuestiones: una de carácter formal (obligatoria),
    y la otra con la finalidad de hacer más comprensible / significativo el
    documento a evaluar.
  3. Distribuir en forma adecuada el espacio asignado a cada criterio, en función de su importancia relativa.
  4. Para evitar errores en la redacción del informe es muy importante comprender claramente que:
    • La organización se evalúa a través del trabajo presentado.
    • El Jurado no tienen una visión clara de la empresa u organización por dentro, hasta el momento de la entrevista.
    • El informe es analizado por distintos miembros del jurado en forma individual.
  5. En consecuencia, la redacción debe ser:
    • Clara.
    • Completa.
    • Consistente.

5. Recomendaciones referidas a la descripción de las Metodologías aplicables a Liderazgo y Sistema de Gestión

  1. Describir las prácticas y metodologías requeridas por el Programa que aplique en cada caso, que en verdad se utilizan y aplican en la práctica.
  2. Explicar lo más claramente posible, dentro del espacio disponible:

• Cómo es la práctica o metodología bajo análisis. Una metodología de excelencia debe:

  • Estar claramente definida.
  • Ser pertinente (es decir, apropiada a los fines perseguidos).
  • Ser sistemática.
  • Contener elementos preventivos.
  • Ser innovadora y, eventualmente, de avanzada (tomando en cuenta el tamaño y las características de la organización bajo estudio en cada momento).

• Cómo es el despliegue de cada metodología considerada, es decir, si la misma se ha implementado, y se ejecuta en forma continuada, con las características previstas, en todos aquellos ámbitos de la organización (departamentos, localizaciones geográficas, segmentos de clientes, productos, grupos de interés, unidades de negocio, etc.) donde sería apropiado y conveniente hacerlo.

• Cómo es la integración de las metodologías aplicadas, es decir, en qué medida las mismas están alineadas con los objetivos y estrategias de la organización. Asimismo, toma en cuenta el grado de colaboración y sinergia entre las distintas áreas de la organización, y con los principales Grupos de Interés pertinentes.

• Cómo se evalúa y mejora cada metodología aplicada, su despliegue y su integración, a lo largo del tiempo. Incluye:

  • Existencia de ciclos de revisión y mejora periódicos.
  • Generación de prácticas y/o metodologías innovadoras o de avanzada, especialmente en los aspectos clave de la organización.

6. Recomendaciones referidas a la descripción de los Resultados

Para la presentación de los Resultados de una organización de atención de la salud, deberá asegurarse:

  1. La relevancia de los datos (indicadores) mostrados. Los mismos deben ser medidores adecuados / significativos / completos de los distintos requerimientos planteados por el Modelo de Gestión en cada aspecto.
  2. La existencia de comparaciones relevantes de los resultados obtenidos con los objetivos planteados (los que deben ser cada vez más desafiantes a lo largo del tiempo) y con resultados similares de organizaciones que puedan tomarse como referentes o modelos de cada tema analizado, y que dichas comparaciones resulten favorables (benchmarking).
  3. La existencia de tendencias relevantes positivas (es decir, en el sentido deseado por la organización) en la evolución de los resultados de por lo menos en un año o más, justificándose dicha evolución a partir de los cambios introducidos por la organización en
    su Liderazgo y/o Sistema de Gestión de calidad total (es decir, no debe contemplarse en la
    valoración de tendencias el impacto favorable o desfavorable producido por factores externos, no controlables por la organización).
  4. Recomendaciones referidas a los gráficos:
  • Deben ser claros y simples.
  • Referirse a objetivos, metas o estándares.
  • Explicarse brevemente y en forma ordenada.
  • Reflejar los mejoramientos con líneas ascendentes y los desmejoramientos en forma descendente, indicando, para evitar malas interpretaciones o confusiones, cuándo se está mejor y cuándo se está peor

7. Tiempo máximo y lugar de entrega

El respectivo llamado determinará el último día y hora de presentación del trabajo, así como el lugar de recepción de los trabajos.

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